¿Cómo montar su negocio de comidas en Costa Rica?

Cuando decidimos emprender un negocio relacionado con alimentos, lo hacemos por la pasión que le tenemos a la cocina. Comenzamos a diseñar los productos que queremos ofrecer. Empezamos a venderle a amigos y familiares. Luego más personas creen en nosotros y ya tenemos un negocio caminando.

Pero… ¿qué sucede muchas veces? No investigamos antes cuáles trámites teníamos que efectuar para que ese emprendimiento esté bajo un marco formal que nos permitiera vender más, y comercializar sin estar expuestos a un decomiso de producto o una multa.

Esta es la historia de muchos emprendedores que hacen productos deliciosos, con mucha dedicación y cariño, enfocados en las tendencias del mercado—pero que en ocasiones no pueden avanzar en su comercialización por cuestiones de formalización y se ven frustrados y terminan cerrando ese negocio que tenía potencial.

Llevo más de 15 años trabajando con emprendedores. La problemática común es la tramitología y orientación para que puedan competir en el mercado. Puede tener el mejor producto, pero si las personas no lo conocen, no pueden encontrarlo en distintos puntos de venta, o no le pone sus datos al producto porque lo trabaja de forma clandestina, va a perder oportunidades y posicionamiento. No podrá crecer.

Imagínese que está llevando una capacitación con una institución y preguntan quién podría dar el servicio de alimentación para el evento de cierre. Usted podría darlo, pero resulta que no está inscrito en Tributación. Ya perdimos una venta y un contacto que nos podría seguir comprando.

O imaginemos otra situación: hace un pesto delicioso que siempre lleva a fiestas con sus amigos y se lo alaban. Resulta que quiere venderlo en ciertos lugares que ya ha visualizado. hace varios para llevarlos y le dicen: ¿tiene registro sanitario? Pero, ¿por qué?, usted pregunta. Resulta que es uno de los requisitos para poder comercializar los productos empacados, pues le da respaldo al producto, al demostrar que fue bien manipulado, procesado y preparado en un lugar que contaba con Permiso de Funcionamiento Sanitario.

Entonces, para poder potenciar nuestro producto y además darle garantías de sanidad y confianza a nuestros consumidores debemos seguir una serie de trámites, de los cuales hablaremos a continuación.

Puede trabajar su negocio como persona física o jurídica. No hay problema en empezar como persona física, quizá más adelante el mercado le irá llevando a que lo establezca como persona jurídica. Pero puede ir poco a poco con este trámite. Si decide constituir su empresa como persona jurídica ante el Registro Mercantil, debe contratar un abogado para este trámite y consultar sus honorarios. Además se deben cancelar otros gastos asociados. Se realiza en línea, aquí. Recuerde que deberá cancelar cada año el impuesto a las sociedades.

Es obligatorio. Lo que indica es que esta actividad de elaboración de alimentos de su restaurante o cafetería lo puede hacer en ese lugar específico. Esto depende del plan regulador de cada municipalidad. Lo tramita en su municipalidad y muchas veces es gratuito. Ocupa el número de finca, el número de plano de catastro, los metros cuadrados y, por supuesto, indica qué actividad hará. Completa el formulario físico o en línea. En algunas municipalidades le van a pedir el visado de plano. El trámite puede tardar un mes aproximadamente.

Es obligatorio. Lo otorga el Ministerio de Salud y lo que avala son las instalaciones físicas para la actividad que vas a realizar. Para realizarlo, necesitará:

El certificado del uso del suelo que le dieron de la municipalidad, debe concordar con la actividad. Muy importante: si pidió, por ejemplo, para una cafetería, entonces al Ministerio de Salud, le indica que la actividad será una cafetería.

Debe completar el formulario de solicitud de Permiso de Funcionamiento.

Pagar el arancel según el riesgo de la actividad: A: $100, B: $50 y C: $30. Si usted es PYME certificada, entonces le saldrá en $20 sin importar el riesgo de la actividad. Luego le contaré cómo obtener esa certificación PYME, así que continúe leyendo.

Tener acondicionado su espacio de producción, según los requerimientos. Le dejo acá un link con los detalles.

Estar inscrito y al día en la CCSS. Si aún no lo está, le dan 5 días.

Completar una declaración jurada.

En algunos casos le podrían pedir: viabilidad ambiental, buenas prácticas de manufactura, manejo de residuos, regencia profesional, Certificado Veterinario de Operación (CVO), Plan de control de plagas, entre otros.

Vigencia del trámite un año y debe renovarlo cada año.

Esta inscripción la requieren todas las personas o empresas que realicen una o más actividades económicas. Es obligatorio. Lo puede hacer en línea.

Esto le da la posibilidad de vender con factura y además también restar los gastos que ha tenido en su negocio.
Dependiendo de su negocio, puede estar en régimen simplificado, por ejemplo: panadería, restaurante, sodas. Es importante saber que no aplica para todo y tiene ciertas condiciones. En este régimen usted tributa cada tres meses en función de sus compras, no de sus ventas, y no está obligado a dar factura a menos que su cliente la solicite. Recuerde siempre presentarla aunque no haya vendido.

En el Régimen Tradicional, debe declarar el IVA cada mes. Pero atención: aunque no haya vendido, igualmente debe declararlo, porque si no tendría una multa por no presentarla. La renta la presenta de forma anual, con pagos parciales.

En el momento que estamos haciendo una actividad económica, es obligatorio inscribirse en la CCSS. Esto aplica aunque esté con otro trabajo donde esté asegurado, ya que este otro seguro corresponde a su propio negocio. Debe completar un formulario y presentar las facturas de los últimos tres meses. Este trámite se puede hacer en línea, pero necesita tener firma digital.

Esto tiene como fin brindar cobertura en relación con los accidentes y las enfermedades que sufran en sus trabajos o como consecuencia de estos. Conforme al Código de Trabajo, el patrono debe asegurar a sus empleados por riesgos del trabajo.

Si su emprendimiento es unipersonal o familiar, puede solicitar la exoneración. Sin embargo, mi consejo es que mejor la obtenga. No es muy cara. Consúltelo con un agente de seguros. Va a depender de la actividad que realiza, las horas de trabajo y del salario.

Esta es la autorización del ejercicio de su actividad lucrativa empresarial en el respectivo cantón. Se paga trimestralmente. Los requisitos son:

• Permiso del uso del suelo.
• Completar el formulario de solicitud.
• Permiso Sanitario de Funcionamiento del Ministerio de Salud
• Póliza de riesgos o exoneración.
• El registro como patrono o como trabajador independiente en la CCSS.
• El solicitante y dueño de la propiedad deben estar al día con el pago de sus impuestos municipales.
• Copia de cédula o personería jurídica según corresponda.

En virtud de la autonomía municipal, el trámite y requisitos para la obtención de una patente pueden variar entre una y otra municipalidad.

Esto le faculta para comercializar un producto, ya que es obligatorio. Es un número de autorización y control que emite el Ministerio de Salud, el cual podrá colocar en sus productos para comercializarlos tranquilamente. Aplica para los productos que se empacan y se venden fuera de su establecimiento.

Se tramita en línea en la plataforma del Ministerio de Salud, Regístrelo. Para alimentos el arancel es de $100 cada uno. Tiene una vigencia de 5 años. Los requisitos son:

• Etiqueta que cumpla con el reglamento correspondiente a alimentos preenvasados.
• Firma digital.
• Permiso de Funcionamiento Sanitario que corresponda a la actividad del producto que está fabricando y empacando.

Es una codificación que posee información de su producto. Se imprime en el empaque o cajas de los productos. Esto le permite vender en otros puntos de venta que tienen lectores para dichos códigos, por ejemplo en supermercados. Lo solicita con la empresa GS1.

Requisitos:

• Completas los formularios de afiliación y el de la solicitud del código de barras.
• Copia de cédula o personería jurídica.
• La última declaración de impuesto de la renta. Si tiene menos de un año, entonces la inscripción a tributación y la declaración jurada de activos y un flujo de caja proyectado, debe estar autenticado por un abogado.
• La copia de la certificación PYME (opcional).

Este es un trámite que no es obligatorio, pero que es bueno hacer para proteger el nombre de su empresa, ya que si comienza a comercializar productos en su marca registrada, da sensación de confianza y calidad. Así nadie podrá usar su nombre en la clase en que lo proteja. El trámite se realiza en el Registro de la Propiedad Industrial, también lo puede hacer en línea si tiene firma digital.

Requisitos:

• Completar el formulario.
• Pagar el entero de marca de $50. Si elige proteger su negocio en más clases, entonces debe cancelar $50 por cada clase adicional. Le comento las clases del área de alimentos: 29,30,31, 32 y 33.
• Cancelar el edicto para la publicación en La Gaceta, cuando ya se lo indiquen.

Es un trámite que puede hacerlo solo, si tiene paciencia y tiempo. Puede tardar unos 5 meses.

Esta certificación se realiza en el SIEC que pertenece al Ministerio de Economía Industria y Comercio (MEIC). El trámite se hace en línea. Le brinda beneficios correspondientes a la Ley 8262 de apoyo a PYMES, e invitación a capacitaciones y ferias. Además, el Permiso de Funcionamiento le sale en $20, en el arancel de cada Registro Sanitario tendría un 80% de descuento, y le pueden exonerar del pago del impuesto anual a las sociedades.

Requisitos:

• Contar con dos de estos tres trámites: estar inscrito en la CCSS, estar inscrito en tributación (presentar la última renta) y tener póliza de riesgos del trabajo.
• Completar el formulario de inscripción.
• Copia de la cédula.

Por si lo no sabía, la firma digital es una solución tecnológica que le da seguridad y confianza a los documentos electrónicos. A diferencia de la firma autógrafa, la firma digital consiste en una secuencia de caracteres (datos electrónicos) que se obtienen mediante un algoritmo de una forma matemática (llamado cifrado asimétrico). Es sumamente funcional para que pueda firmar documentos sin tener que ir al lugar personalmente a hacer—por ejemplo, para estos trámites que le mencioné anteriormente o si va a participar en una licitación, ya que en diferentes plataformas de gobierno se puede utilizar.

Es obligatorio que cuente con su carné de Manipulación de Alimentos.

Además, es importante que tenga algunos conocimientos básicos de tecnología de alimentos si va a empacar productos. Debe conocer, por ejemplo, cómo medir el pH (grado de acidez), los grados Brix (índice de dulzor) y las temperaturas, para que así sus productos se puedan conservar por más tiempo y los proteja de microorganismos. Así usted puede evitar enfermar a alguna persona.

Es normal que al inicio no sepamos nada de esto, ya que es algo que casi no se enseña. Sin embargo, no podemos ignorarlo. Pero recuerda que al final, el estar en la formalidad le ayudará a competir en el mercado.

Vínculos de apoyo y de referencia:

Inscripción de Sociedad: https://tramiteya.go.cr/consultaPublica

Permisos de establecimientos: https://www.ministeriodesalud.go.cr/ministeriodesaludbk/index.php/tramites-ms/permisos-a-establecimientos-ms/

Certificado Veterinario de Operación : http://www.senasa.go.cr/institucion/organizacion/direcciones-nacionales/direccion-nacional-de-operaciones/cvo

Régimen simplificado: https://www.hacienda.go.cr/contenido/14852-informacion-general-regimen-de-tributacion-simplificada

Registro de Marca: https://www.rnpdigital.com

Registro PYME: www.siec.go.cr